INFORMATIVA SULLA PRIVACY DEI CANDIDATI

Per noi la tua fiducia è importante. Per questo proteggiamo i tuoi dati personali e li usiamo responsabilmente per tutta la durata del tuo rapporto lavorativo presso FedEx Express International BV e le altre società, filiali e divisioni operative del gruppo, ivi incluse le società TNT ("FedEx").

Noi di FedEx ci impegniamo di proteggere la tua privacy e la sicurezza dei tuoi dati personali. FedEx ha redatto questa Informativa sulla privacy per i candidati per illustrare in che modo FedEx raccoglie e utilizza i dati personali, da intendersi come qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile.

Quando la presente Informativa sulla Privacy dei Candidati menziona "FedEx", "noi", "noi" o "nostro", FedEx fa riferimento alla società FedEx che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei tuoi Dati Personali ai sensi della presente Informativa sulla Privacy dei Candidati. I tuoi Dati Personali sono controllati dalla società FedEx locale alla quale hai presentato la tua candidatura. Fermi restando i processi di selezione locali, FedEx mantiene anche sistemi internazionali in virtù dei quali FedEx Express International BV, con sede a Hoofddorp, Paesi Bassi (per l'Europa) e/o FedEx Corporation, con sede a Memphis, Stati Uniti (per tutto il mondo), controlleranno i tuoi Dati Personali.

Informazioni di contatto Per eventuali domande relative al trattamento dei tuoi Dati Personali in Italia, puoi contattare direttamente la società FedEx locale, la quale è disponibile a gestire richieste di informazioni, domande o reclami. Fermo restando tuo diritto di contattare la società FedEx locale, hai sempre il diritto di contattare direttamente le seguenti società FedEx, che sono altresì disponibili per trattare richieste di informazioni, domande o reclami:

FedEx Express International B.V.
All’attenzione dell’Ufficio legale (Legal Department)
Taurusavenue 111
2132 LS Hoofddorp
Paesi Bassi
E: dataprotection@tnt.com (che presto diventerà: dataprotection@fedex.com)

FedEx Corporation
All’attenzione dell’Ufficio legale – Compliance (Legal Department – Compliance)
1000 Ridgeway Loop Road, Ste 600
Memphis, TN 38120
Stati Uniti d'America
E: dataprivacy@fedex.com

Panoramica

La presente Informativa sulla Privacy dei Candidati risponde alle seguenti domande:

  1. La presente Informativa sulla Privacy dei Candidati si applica a te?
  2. Quali Dati Personali raccoglie FedEx?
  3. Perché FedEx tratta i Dati Personali?
  4. Chi ha accesso ai tuoi Dati Personali?
  5. Per quanto tempo FedEx tratterà i tuoi Dati Personali?
  6. Quali misure adotta FedEx per proteggere i tuoi Dati Personali?
  7. Dove archivia o trasferisce i tuoi Dati Personali FedEx?
  8. Quali diritti puoi esercitare in relazione ai tuoi Dati Personali?
  9. Cosa fare in caso di altre domande o reclami?
  10. Ci saranno aggiornamenti della presente Informativa sulla Privacy dei Candidati?

1. La presente Informativa sulla Privacy dei Candidati si applica a te?

La presente Informativa sulla Privacy dei Candidati si applica a te quando presenti la tua candidatura per una posizione presso FedEx (sia in qualità di aspirante lavoratore dipendente sia in qualità di lavoratore autonomo). Questa Informativa sulla Privacy dei Candidati si applica anche a tutti i Dati Personali che FedEx tratta per effettuare le verifiche (‘screening’) dei candidati, preliminari all'assunzione o all’incarico ("Verifiche Pre-Assunzione").

2. Quali Dati Personali raccoglie FedEx?

Candidatura
FedEx potrebbe chiederti di inviare i seguenti Dati Personali quando ti candidi per un posto di lavoro:

  • Dati di contatto personali, comprendenti nome e cognome, indirizzo, indirizzo e-mail e numero di telefono
  • Informazioni personali comprendenti genere, data di nascita e nazionalità
  • Lettera di candidatura o di accompagnamento
  • (Contenuto del) CV / curriculum vitae
  • Lettera di motivazione
  • Informazioni del profilo online, ove la selezione avvenga tramite strumenti online come LinkedIn
  • Informazioni relative all'istruzione, alla formazione e allo sviluppo della carriera, comprendenti il tuo background di istruzione e di esperienze professionali, eventuali corsi o eventi di formazione seguiti o le certificazioni e gli attestati conseguiti.
  • Corrispondenza e dati delle comunicazioni tra te e FedEx, compresa la corrispondenza via e-mail, i dati sul traffico Internet e il tuo indirizzo IP
È inoltre possibile che tu trasmetta a FedEx altri Dati Personali nell'ambito della candidatura, ad esempio nella lettera di accompagnamento, nel CV o nella lettera di motivazione, che verranno trattati pertanto nel corso del processo di selezione.

Verifiche Pre-Assunzione

Nel corso delle tue Verifiche Pre-Assunzione, tratteremo, nella misura in cui sia pertinente e consentito dalla legge applicabile, documenti che potrebbero contenere Dati Personali particolari. Ai fini delle Verifiche Pre-Assunzione, tratteremo (in tutto o in parte) le seguenti informazioni:

  • Documentazione comprovante l’identità.
  • Titoli e qualifiche.
  • Esperienza professionale.
  • Dichiarazione di integrità (personale) (ad es. Certificato di buona condotta)
A seconda della posizione per cui tu abbia presentato la candidatura, le Verifiche Pre-Assunzione potrebbero essere più estese (ad esempio per posizioni in ambito legale e finanziario, nelle quali i dipendenti lavorano con informazioni riservate). Nel corso di queste Verifiche Pre-Assunzione estese, nella misura in cui sia pertinente e consentito dalla legge applicabile, tratteremo documenti quali:
  • Verifica di lavorato autonomo (Dichiarazione dello stato di lavoratore indipendente/autonomo, IVA, Camera di commercio)
  • Profilo online
  • Eventuali registri o iscrizioni rilevanti (ad es. specifici per un determinato settore e/o lavoro)
  • Controlli personalizzati (ad es. certificazioni di condotta e riservatezza)
  • Affidabilità creditizia, composto da:
    • Comportamento di pagamento
    • Informazioni commerciali
    • Sentenze di diritto civile (registri dei fallimenti)
    • Registri delle tutele
  • Elenchi di sanzioni (UE/USA/ecc.)
  • Casellario giudiziale

3. Perché FedEx tratta i Dati Personali?

FedEx utilizzerà i Dati Personali da te presentati esclusivamente ai fini del processo di selezione. FedEx è autorizzata, ai sensi delle leggi e dai regolamenti sulla protezione dei dati, a utilizzare i Dati Personali a tale scopo al fine di perseguire i propri legittimi interessi aziendali ad assumere nuovi dipendenti e porre in essere talune attività preparatorie prima di concludere un contratto con te, restando inteso che tale utilizzo trova fondamento nelle basi giuridiche illustrate di seguito.

I Dati Personali dovranno essere raccolti, usati, conservati o altrimenti trattati ove necessario nell'ambito di una gestione aziendale responsabile, efficiente ed efficace da parte di FedEx. Il trattamento dei Dati Personali da parte di FedEx si fonda su basi giuridiche di volta in volta applicabili. La base giuridica potrebbe essere strettamente connessa alle finalità aziendali. Questo significa, ad esempio, che talune attività compiute a tua richiesta prima della conclusione di un contratto con te potrebbero fungere sia da base giuridica che da finalità aziendale per il trattamento di Dati Personali da parte di FedEx. Pertanto, specificheremo prima di tutto le basi giuridiche su cui si fonda il trattamento dei i tuoi Dati Personali da parte di FedEx e, successivamente, le finalità aziendali per le quali utilizziamo i tuoi Dati Personali:

Basi giuridiche

FedEx tratta i tuoi Dati Personali nel corso del processo di selezione, ivi incluse le Verifiche Pre-Assunzione, in considerazione di una delle seguenti basi giuridiche:

  • il trattamento è necessario per adempiere i nostri obblighi contrattuali nei tuoi confronti o per compiere talune attività a tua richiesta prima della conclusione di un contratto;
  • Il trattamento è necessario per ottemperare ai nostri obblighi di legge (leggi, regolamenti e normative e linee guida specifiche del settore cui FedEx è soggetta);
  • Il trattamento è necessario per proteggere gli interessi vitali tuoi o di altre persone;
  • Il trattamento è necessario per gli interessi legittimi di FedEx, tranne quando tali interessi siano superati dai tuoi interessi o dai tuoi diritti e libertà fondamentali; oppure
  • Ove opportuno e necessario, chiederemo il tuo consenso.

Finalità aziendali

FedEx raccoglierà, utilizzerà o altrimenti tratterà i Dati Personali solo ove tale trattamento rientri nell'ambito di una (o più) delle seguenti legittime finalità aziendali:

  1. Assunzione/Incarico. Ciò include le attività necessarie per attrarre possibili candidati affinché presentino la propria candidatura per un posto di lavoro presso FedEx, per gestire il processo di selezione e per compiere le attività necessarie prima di concludere un contratto con te
  2. Verifiche Pre-Assunzione. In questo ambito rientra il trattamento necessario per valutare se il tuo impiego presso FedEx potrebbe violare la legge applicabile o esporre FedEx a qualsiasi rischio finanziario, legale o di altro tipo; e/o se le dichiarazioni che ci hai reso sulle tue precedenti esperienze lavorative e sul tuo background formativo siano state veritiere.
  3. Rispetto degli obblighi di legge. Questa finalità riguarda il trattamento dei Dati Personali necessario ai fini dell’osservanza delle leggi, dei regolamenti, delle normative e delle linee guida settoriali cui FedEx è soggetta e il trattamento dei Dati Personali necessario ai fini dell’osservanza delle politiche interne (‘policy’) di FedEx. Ciò include il trattamento necessario nell'ambito degli obblighi relativi alle segnalazioni di comportamenti illeciti (whistle-blowing), le Verifiche Pre-Assunzione e la verifica circa la presenza dei nominativi di candidati nelle cosiddette liste di restrizione.

Condizioni per il trattamento di Dati Personali particolari

FedEx tratterà categorie particolari di Dati Personali esclusivamente ai fini delle Verifiche Pre-Assunzione (come menzionato nel paragrafo 2) ove abbia una base giuridica per farlo. Inoltre, FedEx farà in modo che siano soddisfatte una o più delle seguenti condizioni (da considerarsi separatamente):

  • Il trattamento è necessario ai fini dell'adempimento degli obblighi e dell'esercizio di specifici diritti tuoi o di FedEx nell’ambito della normativa in materia di lavoro, previdenza e sicurezza sociale;
  • I Dati Personali particolari sono stati espressamente resi pubblici da te;
  • il trattamento è necessario per motivi di rilevante interesse pubblico; o
  • il trattamento è necessario per l’instaurazione, l'esercizio o la difesa di azioni legali o comunque in tutti i casi in cui le autorità giudiziarie esercitino la propria funzione giurisdizionale.

4. Chi ha accesso ai tuoi Dati Personali?

FedEx condivide i tuoi Dati Personali internamente e con terze parti nelle seguenti circostanze:

  • Con consociate, altre società, filiali e divisioni operative del gruppo o con terze parti se necessario per le finalità sopra elencate, ivi incluso lo svolgimento di Verifiche Pre-Assunzione. Ove opportuno o legalmente previsto, FedEx richiederà a terze parti di condurre le attività in modo coerente con le politiche e le linee guida relative alla protezione dei dati.
  • Con responsabili del trattamento dei dati, vale a dire parti incaricate del trattamento dei dati per nostro conto. In queste circostanze, tali terze parti possono usare unicamente i Dati Personali per gli scopi sopra descritti e solo in conformità con le nostre istruzioni. FedEx si affiderà unicamente a responsabili del trattamento di dati che forniscono garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate e garantire la tutela dei diritti degli interessati.
  • Con i suoi dipendenti ove ciò sia necessario per l'esecuzione delle loro mansioni. In queste circostanze, l'accesso verrà concesso solo se e nella misura necessaria e per perseguire le finalità sopra descritte e solo se il dipendente è vincolato a obblighi di riservatezza.
  • Se e quando richiesto dalla legge, da ordinanze del tribunale o da altri procedimenti legali, ad esempio con le forze dell'ordine o altri enti pubblici al fine di riconoscere o esercitare i propri diritti in relazione a una operazione societaria, come ad esempio una cessione, una fusione, un consolidamento, una vendita di beni o nell'improbabile eventualità di un fallimento.

5. Per quanto tempo FedEx tratterà i tuoi Dati Personali?

Conserveremo i tuoi Dati Personali non più a lungo del necessario per le finalità per le quali viene effettuato il trattamento e nel rispetto della legge (locale) applicabile. Dopo il periodo di conservazione, cancelleremo o renderemo anonimi i tuoi Dati Personali, a meno che non sia necessario conservare alcuni dei tuoi Dati Personali per un’altra finalità. Lo faremo solo in presenza di una base giuridica per conservare i tuoi Dati Personali. Ci assicureremo inoltre che i Dati Personali siano accessibili solo per tale altra finalità.

Ad esempio, abbiamo bisogno dei tuoi Dati Personali per completare il processo di selezione se ti candidi per un posto di lavoro presso FedEx. FedEx conserva i Dati Personali che trasmetti quando ti candidi per un posto di lavoro fino a quattro settimane dopo la fine del processo di selezione, opuure – in presenza del tuo consenso – per un anno dopo la conclusione del processo di selezione

Ti invitiamo a contattarci utilizzando i recapiti di cui sopra se hai domande su specifici periodi di conservazione.

6. Quali misure adotta FedEx per proteggere i tuoi Dati Personali?

FedEx ha adottato misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i Dati Personali da trattamenti accidentali o illegali, anche garantendo che:

  • I tuoi Dati Personali siano protetti da accessi non autorizzati;
  • La riservatezza dei tuoi Dati Personali personalisia assicurata;
  • L'integrità e la disponibilità dei tuoi Dati Personali vengano mantenute;
  • Il personale venga formato sui requisiti per la sicurezza delle informazioni; e
  • Le violazioni dei dati, effettive o sospette, vengano segnalate in conformità con le leggi vigenti.

7. Dove archivia o trasferisce i tuoi Dati Personali FedEx?

Poiché operiamo in molti paesi in tutto il mondo e ci serviamo di sistemi internazionali per i dipendenti, FedEx potrebbe dover trasferire i tuoi Dati Personali in località al di fuori del paese in cui risiedi. In ogni caso di trasferimento dei Dati Personali, FedEx assicurerà che il trasferimento sia soggetto a garanzie adeguate.

I trasferimenti di Dati Personali che abbiano origine dallo Spazio Economico Europeo ("SEE") a consociate, altre società, filiali e divisioni operative all’interno del gruppo FedEx al di fuori del SEE sono disciplinati dalle Norme Vincolanti di Impresa (‘Binding Corporate Rules’) di cui all'articolo 47 del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (il "GDPR").

I trasferimenti a terzi (al di fuori del SEE) saranno regolati da un contratto sulla base delle clausole contrattuali tipo per i trasferimenti dei dati approvate dalla Commissione europea o da altre garanzie adeguate come previsto dall'articolo 46 del GDPR. Per maggiori dettagli su tali garanzie, ti invitiamo a contattare dataprotection@tnt.com (che presto diventerà: dataprotection@fedex.com) o dataprivacy@fedex.com.

8. Quali diritti puoi esercitare in relazione ai tuoi Dati Personali?

Sulla base della normativa applicabile all'utilizzo dei Dati Personali, hai una serie di diritti in relazione ai tuoi Dati Personali. Ti preghiamo di notare che saremo tenuti a bilanciare i tuoi diritti e le tue richieste di esercitarli con i nostri diritti e obblighi di trattare i tuoi Dati Personali e di proteggere diritti e libertà altrui. Di seguito sono illustrati alcuni tuoi diritti in relazione ai tuoi Dati Personali, applicabili nello Spazio Economico Europeo:

Diritto di accesso

Hai il diritto di avere una copia dei tuoi Dati Personali in nostro possesso e di ricevere informazioni dettagliate su come li utilizziamo. Tale copia dei Dati Personali ti sarà generalmente fornita in formato digitale. Ci riserviamo la possibilità di chiederti di provare la tua identità prima di fornire le informazioni richieste.

Dirritto di rettifica

Adottiamo tutte le misure ragionevoli per assicurare che le tue informazioni in nostro possesso siano precise e complete. Tuttavia, se ritieni che non lo siano, hai il diritto di richiedere che qualsiasi Dato Personale incompleto o inesatto che trattiamo su di te venga modificato.

Diritto di cancellazione

Hai il diritto di chiedere di cancellare i tuoi Dati Personali, ad esempio quando i Dati Personali da noi raccolti non sono più necessari per la finalità originaria, quando gli stessi sono diventati obsoleti oppure quando revochi il tuo consenso relativamente alle basi giuridiche sulle quali si fonda il trattamento. Tuttavia, questo diritto dovrà essere soppesato tenendo in considerazione altri fattori. Ad esempio, potremmo non essere in grado di soddisfare tale richiesta in presenza di determinati obblighi legali o normativi.

Diritto di limitazione del trattamento

Hai il diritto di chiederci di cessare (in modo definitivo o temporaneo) l'utilizzo dei tuoi Dati Personali, ad esempio se ritieni che i Dati Personali che deteniamo su di te possano essere imprecisi o se ritieni che non abbiamo più la necessità di usare i tuoi Dati Personali.

Diritto alla portabilità dei dati

Potesti avere il il diritto di chiedere il trasferimento dei Dati Personali che ci hai fornito a una terza parte di tua scelta. Questo diritto può essere esercitato solo quando tu ci hai fornito i Dati Personali e quando stiamo trattando tali dati con mezzi automatizzati sulla base del tuo consenso o per adempiere ai nostri obblighi derivanti da un contratto con te.

Diritto di opposizione

Hai il diritto di opporti al trattamento dei dati basato sui nostri legittimi interessi. Hai anche diritto di chiederci in qualsiasi momento di cessare l’uso di tuoi Dati Personali per finalità di marketing e, qualora tu lo faccia, FedEx cesserà immediatamente di utilizzare i tuoi Dati Personali. Per altre finalità fondate su un nostro legittimo interesse, non tratteremo più i Dati Personali su tale base qualora tu faccia opposizione, salvo in presenza di un motivo legittimo cogente che giustifichi il trattamento da parte nostra. Tuttavia, ti segnaliamo che potremmo non essere in grado di fornire determinati servizi o vantaggi in caso di mancata possibilità di trattare i Dati Personali necessari a tale scopo.

Diritti relativi a processi decisionali individuali automatizzati

Hai il diritto di non essere sottoposto a un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che ti riguardano o che abbia un effetto analogo significativo sulla tua persona. Qualora tu sia stato sottoposto a un processo decisionale automatizzato e non sia d’accordo con il contenuto di tale decisione, puoi contattarci utilizzando i dettagli indicati di seguito e chiederci di riesaminare la decisione.

Diritto di revocare il consenso

In alcuni casi particolari potremmo chiedere il tuo consenso per trattare i tuoi Dati Personali. In tali circostanze, hai il diritto di revocare il tuo consenso in qualsiasi momento. FedEx sospenderà l'ulteriore trattamento il prima possibile dopo la revoca del tuo consenso. Tuttavia, ciò non avrà effetto sulla legittimità di qualsiasi trattamento avvenuto precedentemente alla revoca del consenso.

Qualora tu intenda esercitare i tuoi diritti, ti invitiamo a utilizzare questo link.

9. Cosa fare in caso di altre domande o reclami?

Domande o reclami relativi al trattamento dei tuoi Dati Personali possono essere indirizzati a FedEx utilizzando le informazioni di contatto fornite all'inizio di questa Informativa sulla Privacy dei Candidati.

Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo presso l’autorità nazionale competente per la protezione dei dati nello Stato in cui lavori, risiedi o in cui abbia luogo una presunta violazione. Di norma, l'autorità di controllo capofila per FedEx all’interno dello Spazio economico europeo è l'Autorità Olandese per la Protezione dei Dati (Autorità di Controllo Olandese), salvo che la presunta violazione non sia una questione puramente locale. Un elenco delle autorità europee per la protezione dei dati è consultabile qui.

10. Ci saranno aggiornamenti della presente Informativa sulla Privacy dei Candidati?

FedEx si riserva di aggiornare periodicamente questa Informativa sulla Privacy dei Candidati. In caso di modifiche con impatti significativi per la privacy, FedEx si impegna ad attivarsi al fine di informarti in merito a tali modifiche.